予約漏れゼロ！振替対応が劇的効率化！野球スクール運営を変えた予約管理システムの導入事例

Q1: CRAFT導入前の運用と課題

私たちは、小中学生を対象にした少人数制の野球スクールを運営しています。1クラス4人から12人で編成され、曜日や内容によって人数が異なるため、運営上の調整が求められる状況でした。
クラフト導入前は、公式LINEアカウントを通じて生徒や保護者とやり取りをしていました。決まった曜日や時間に通っていただく方が多いのですが、体調不良や家庭の事情で欠席される場合、その振替予約をLINEで手動で対応していました。この方法では、メモ漏れや記録ミスが原因でダブルブッキングや予約漏れが発生することがありました。生徒が間違った時間に来てしまうケースも少なくありませんでした。
こうしたトラブルが続くと、保護者からの問い合わせ対応やクラスの調整に追われ、運営が煩雑になることが多かったです。これを何とか解消したいと思っていました。

Q2: CRAFT導入の決め手

実はクラフトを導入する前に他社の予約システムを検討していたのですが、システム構築の難しさに直面し、導入を断念しました。その後、知人からクラフトを紹介してもらい、試してみたところ、システムが非常にシンプルでわかりやすく、すぐに導入を決めました。
最初に感じたのは、設定や操作が直感的で簡単な点です。短時間でシステムを構築でき、特別なITスキルがなくても使いこなせるのは非常に魅力的でした。また、利用料金も月額約1,000円程度と非常に手頃で、必要最低限の機能が揃っていることも決め手の一つです。

Q3: 導入後の効果

クラフトを導入してから、最も大きな変化は予約漏れが完全になくなったことです。振替予約もシステム上で一目で確認できるため、誰がどのクラスに予約しているのかが明確になり、運営がスムーズになりました。
また、保護者や生徒が自分で予約状況を確認できるようになったことで、問い合わせが大幅に減少しました。これにより、スタッフが予約対応に費やす時間が削減され、他の業務に集中できるようになりました。
さらに、シンプルな操作性のおかげで、保護者からの満足度も向上しました。特に振替予約のミスがなくなった点や、予約状況が明確になった点について、非常に高い評価をいただいています。

Q4: 今後の期待と要望

クラフトには非常に満足していますが、さらに改善してほしい点もあります。一つは、生徒管理の機能を強化してほしいという点です。例えば、生徒が休む際にシステム上でお休みを登録すると、その分振替チケットが自動的に発行されるような仕組みがあれば、管理がもっと楽になると思います。
また、月謝管理ができる機能もあると非常に助かります。現在は現金でのやり取りや振り込みで対応していますが、オンラインでの月謝管理ができれば、会員の利便性がさらに向上します。現在利用している別の管理システムは費用が高く、月額5万円から10万円かかるため、1万円程度でこれらの機能を含むシステムが利用できれば、特に個人でスクールを運営している方々にとって大きな助けになるでしょう。
全体的には非常に満足していますが、これらの機能が追加されれば、より幅広いニーズに応えるシステムになると思います。